Factures : Télécharger le fichier Excel & Méthode de préparation & Problème les plus courant

 Cliquez sur le lien pour  allez à : Explication Formule Excel : Facturation automatique

 La gestion des factures :

La gestion des factures est un élément essentiel de l'organisation comptable et financière d'une entreprise. Elle consiste à établir, suivre, enregistrer et archiver l’ensemble des factures émises (ventes) et reçues (achats). Une bonne gestion des factures permet de garantir la traçabilité des transactions, d’assurer un contrôle efficace des paiements, de respecter les obligations fiscales et de faciliter les audits comptables.

Méthode de préparation

Importer les donner

• cliquez sur : charger dans 

• Ou sur transformer les données si vous voulez effectuer des modification avant

• Puis cliquer sur :  Fermer et charger dans 

• Puis  cliquez sur feuille existante et sélection la cellule juste en dessous de la 1ère colonne du tableau pas dans tableau lui même 

Copier-Coller dans votre tableau existant

Après l'importation, vous aurez deux tableaux : "Clients" (votre tableau initial) et "Clients_1" (le tableau importé).

⚡ Attention : il est important que les deux tableaux aient la même structure (mêmes colonnes dans le même ordre).

Voici les étapes à suivre :

Méthode1

1. Copiez les données du tableau Clients_1 (⚠️ sans copier la ligne d'en-tête).
2. Allez dans votre tableau Clients, cliquez dans la première ligne vide après vos données existantes.
3. Collez les données copiées.

Méthode2

1. placer le tableau importer Clients_1 juste en dessous de votre tableau séparer bien sur une ligne ou deux 
2. ajouter une ligne au  tableau Clients_1 juste en dessous de la ligne d'en-tête
3. redimensionner ce tableau afin de contenir deux ligne l'entête et la ligne ajouter
4. puis supprimer le tableau
5. Allez dans votre tableau Clients, redimensionner le tableau afin de contenir les nouveau élément que vous vener d'jouter

👉 Cas particulier :

Si vous aviez fait des tests dans le tableau Clients (par exemple en saisissant manuellement quelques lignes) et que vous avez ensuite supprimé ces tests :

Ne touchez pas à la première ligne si elle contient déjà des formules automatiques.

Collez vos nouvelles données à partir de la première vraie ligne vide, sous les formules existantes.

Supprimez ensuite le tableau Clients_1 :

Sélectionnez le tableau Clients_1.

Faites un clic droit > Supprimer.

📌 Résumé 

Étape	Action
1 2 3	Copier les données du tableau importé (sans les titres)  Coller dans la première ligne vide de votre tableau Clients  Supprimer complètement le tableau Clients_1

             

Préparation de la Facture

Paramétrage

Paramétrage des Autres Factures

Dans la feuille Paramètres :

1. Saisir les informations de votre société.

2. Compléter les fiches clients (ville, ICE...).

3. Définir les produits et leurs prix.

4. Renseigner le chemin de sauvegarde (cellules K9 à K12).

5. Paramétrer les bons de commande et bons de livraison.

📝 Remarque sur la logique métier :

Je traite "Pack SMS Forfaitaire" comme un produit distinct non lié aux Factures SMS (contrairement aux abonnements classiques).
Ce choix est respecté par la formule grâce à : SI(ET($Q$5<>"Facture SMS";F25="Pack SMS Forfaitaire")...).

✅ Si vous travaillez avec des services utilisant des paliers de consommation (comme Pack SMS Forfaitaire), le système est déjà prêt pour gérer automatiquement les variations de prix.

Paramétrage des Factures SMS 

✅ Si vous travaillez avec des services par abonnement mensuel utilisant des paliers de consommation (comme les abonnements SMS), le système est également prêt pour gérer les variations de prix.

❗ Sinon, vous pouvez simplement utiliser le module standard "Autres Factures", adapté aux prestations ou produits à prix fixe.

1. Depuis la consommation SMS, copier :

   • TYPE ABONNEMENT ; ID_Client ; N_Client ; Nb_SMS

2. Puis coller dans la feuille Consom_SMS_par_mois :

   • Dans les colonnes A, B, C, D (⚠️ ne touchez pas aux colonnes jaunes, elles calculent automatiquement les prix).

3.  Dans la feuille Client SMS, complétez les informations manquantes pour chaque client :

   • Vous pouvez aussi modifier le nom du client pour mettre le nom qui apparaîtra sur la facture (colonne F).  Les autres informations comme l’ICE et la ville seront automatiquement remplies à partir de ce nom grâce aux liens avec la base de données client.

Traitement

Ajouter une Nouvelle Facture

1. Cliquez sur "Nouveau".

2. Définissez le type de facture en Q5 (Facture SMS ou Autre).

3. Vérifiez la date de la facture  (modifiable si besoin) il prend la date du jour par défaut.

4. Vérifiez le numéro de la facture  (modifiable si besoin).

   Format du numéro :
   ➡️ Année - Mois - Numéro (4 chiffres)

   🛠️ À chaque clic sur le bouton "Ajouter", une macro s'exécute et incrémente automatiquement le numéro de facture de +1.

   🔁 Les compteurs se réinitialisent :

   • Chaque début d'année fiscale pour les factures.

   • Chaque début de mois pour les devis et autres documents.

Saisie des données :

• Recherchez votre client dans A12 : toutes ses informations se remplissent automatiquement.

• Si c'est une Facture SMS, cliquez sur l'icône dédiée pour insérer automatiquement les lignes.

• Si c'est une autre facture, sélectionnez manuellement les produits/services à partir de F25  (les produits sont récupérés depuis la feuille Param CL & PRIX).
  
• Les prix unitaires s'affichent automatiquement (également récupérés depuis Param CL & PRIX).
• Indiquez seulement la quantité dans la colonne B :Le système calcule automatiquement le prix total, HT, TVA, etc.

Gestion de la remise :

• Par défaut, la facture est sans remise.

• Pour appliquer une remise, cliquez sur l'icône prévue.

Suivi des règlements :

• La première ligne de paiement commence en N17 (paiement unique par défaut).

• Pour plusieurs paiements (divisé) :

  • 2 paiements → indiquer "2" en N18 ;

  • 3 paiements → indiquer "3" en N19 ;

  • 4 paiements → indiquer "4" en N20 ;

• Puis, compléter le montant de chaque traite dans les colonnes correspondantes. 

🛎️Remarque Importante

• Facture SMS est destinée uniquement à la facturation des abonnements mensuels (exemple : abonnement SMS mensuel).

• Autre Facture est utilisée pour :

  • Les services/produits avec tarifs dégressifs (paliers de consommation), comme Pack SMS Forfaitaire, abonnements Internet, services logiciels, etc.

  • Ou les services/produits à prix unitaires fixes (mais où le total hors taxe varie selon la quantité commandée). ✅ Vous pouvez ajouter une remise sur la facture si nécessaire en cliquant sur l’icône dédiée.

🔹 Si votre service fonctionne avec des paliers de consommation:

(par exemple : plus la consommation est élevée, plus le prix unitaire baisse)

➡️ Utilisez Autre Facture, avec la gestion des paliers automatiquement prise en compte grâce aux tarifs définis dans la feuille Tarif SMS.

• Il suffit de modifier le nom du type de forfait et d'ajuster les paliers si besoin dans vos données.

🔹 Si votre service fonctionne avec des prix unitaires fixes :

(c’est-à-dire que le prix d'une unité ne change pas, quelle que soit la quantité demandée)

➡️ Utilisez également Autre Facture,
avec les prix unitaires fixes paramétrés dans la feuille Param CL & PRIX.

💡 Dans ce cas :

• Le prix unitaire reste identique.

• Le total hors taxe (HT) varie en fonction de la quantité commandée (car Total HT = Prix unitaire × Quantité).

• Même avec des prix fixes, vous pouvez appliquer des réductions personnalisées au moment de la facturation.

👉 Cette organisation vous permet donc de traiter facilement aussi bien :

• des services à tarifs dégressifs (paliers),

• que des services à prix fixes.

Annuler

1. Vous cliquez sur le bouton annuler pour vider tous les champs de saisis
2. Noter ici que vous gardez le même numéro et date de facture ce n’est pas un ajout 

Enregistrer

1.  Vous cliquez sur enregistrer pour enregistrer la facture en format PDF le non de la facture et son numéro plus le nom de client.

        •  Il s’enregistre dans l’emplacement que vous avez définit dans la feuille Paramètres dans K12

 

2. Et il s’enregistre aussi dans la feuille : Liste Factures 

N° Facture ; Date ; Client ; Montant TT ; Etat de paiement (par défaut impayé) ; Mode de Paiement ; Document vous cliquez sur le lien dans colonne document pour l’ouvrir si vous voulez les consulter

 

3. Et il s’enregistre aussi dans la feuille : Règlement

C’est ici ou vous pouvez suivre le règlement avec le nombre de division du montant total en une seule fois ou deviser sur plusieurs traite …

Edition

L’Edition des factures des devis et bon de commande et livraison est en format PDF chacun dans son dossier Didier (définit dans le chemin d’enregistrement) 

Modification

Pour modifier la facture après l’enregistrement aller à son emplacement d’enregistrement :

1. Cliquer avec le bouton droit sur le PDF de la facture 

2. Cliquer sur ouvrir avec -> et choisissez Word

3. Si Word n’est pas afficher cliquer sur plus d’application

4. Effectuer la modification que voulez

5. Enregistrer d’abord le document sous format Word pas PDF (il ne voudra pas s’enregistrer parce ce que le PDF et déjà ouvert car si vous vous souvenez pour l’ouvrir on a cliqué sur ouvrir avec)

6. Alors il faut fermer Word et le rouvrir une deuxième fois pour l’enregistrer au format PDF pour écraser l’ancien

Publipostage imprimer enveloppe facture

"NB : Le téléchargement comprend deux fichiers : un fichier Excel et un document Word lié nommé 'Enveloppe'. Toutefois, l'utilisation du fichier Word n'est pas obligatoire. La facture est directement générée au format PDF, avec la possibilité d'ajouter un en-tête personnalisé (au format PNG sans arrière-plan) avant son enregistrement. Ainsi, la facture peut être envoyée par e-mail sans passer par le document Word."

• Générer l’impression directement depuis Word (via publipostage lié à Excel).

• Et l'Excel doit être fermé avant l'impression (⚡ car Word ne peut pas lire un fichier Excel ouvert en modification).

Aperçu et impression

• Ouvre Word.

• Clique sur Aperçu des résultats pour vérifier.

• Puis Terminer et fusionner pour imprimer toutes les lettres ou enveloppes.

                                          

👉 Quand tu fais un publipostage depuis Excel vers Word, par défaut, Word ne saute pas automatiquement les lignes vides :
il essaie de traiter toutes les lignes, même celles qui n'ont pas de données (ça peut donner des enveloppes ou lettres vides).

Pour ignorer les lignes vides, tu as deux solutions simples :

🛠 Solution 1 : Filtrer les données dans Excel

Avant de faire ton publipostage :

Sélectionne tout ton tableau (Nom client, Ville, Adresse).

Mets un filtre automatique : Menu Données > Filtrer.

Dans la colonne "Nom client", filtre pour n'afficher que les cellules non vides.

Ainsi Word ne lira que les lignes visibles !

(Puisque Word lit ce que tu vois).

🛠 Solution 2 : Ajouter une règle dans Word

Dans Word, tu peux utiliser une règle de publipostage pour sauter une ligne si un champ est vide.

Procédure :

Dans Word, place toi où tu veux insérer par exemple «Nom client».

Clique sur Règles > Sauter l’enregistrement si.

Condition :

Nom client est vide.

➔ Résultat : Word ne fusionnera pas les lignes vides

📄 Résumé Général — Préparation et Gestion des Factures

Paramétrage : Remplir les informations dans la feuille Paramètres : société, clients (ville, ICE), produits et prix. Définir le chemin de sauvegarde et paramétrer les bons de commande/livraison. Deux types de factures gérés : Facture SMS : pour les abonnements mensuels avec paliers de consommation. Autres Factures : pour produits/services standards, prix fixes ou dégressifs. Factures SMS : Copiez depuis la consommation : Type Abonnement, ID Client, N° Client, Nb SMS. Collez dans Consom_SMS_par_mois (colonnes A à D — sans toucher aux colonnes jaunes). Complétez les informations clients (ICE, ville) dans Client SMS. Factures Autres : À partir de la cellule F25, sélectionnez les produits (issus de Param CL & PRIX). Le prix unitaire s'affiche automatiquement. Saisir la quantité ; le système calcule automatiquement les montants. Possibilité d'ajouter une remise. Gestion des numéros de factures : Le numéro suit le format : Année - Mois - Numéro (4 chiffres). Le bouton Ajouter (macro) incrémente automatiquement le numéro. Réinitialisation : Factures : chaque début d'année fiscale. Devis et autres documents : chaque début de mois. Gestion des règlements : Premier paiement en N17. Plusieurs paiements possibles en N18-N20 (2, 3 ou 4 traites). 🛠️ Remarques sur l'adaptation : Si votre service utilise des paliers de consommation : ➔ Suivez la logique des  Pack  Forfaitaire  ou produits comme Pack SMS Forfaitaire (tarifs variables selon la quantité — définis dans Tarif SMS). Si votre service a des prix fixes : ➔ Utilisez uniquement le mode Autres Factures (prix paramétrés dans Param CL & PRIX). ➔ Le prix unitaire reste constant, mais le total hors taxe dépend de la quantité. Remise possible même avec un prix fixe.

Problème les plus courant

Problème d'impression de la facture erreur

1. il faut que le nom d'école ne comporte pas les slash vérifier le nom
2. vérifie le chemin d'impression de la facture il n'imprime pas dans c directement
• Windows (et Excel par extension) n’aime pas trop quand tu essaies de sauvegarder un fichier directement à la racine de C:\ — pour des raisons de sécurité et de permissions. C’est pourquoi le code échoue quand dossierAdresse = "C:\".
• 
  

Solution VBA

✅ Solution rapide : assure-toi que la cellule K12 contient un chemin valide dans un dossier existant, comme par exemple : C:\MesFactures ou C:\Users\TonNom\Documents\FacturesPDF 💡 Bonus : vérifier que le dossier existe avant d'enregistrer Tu peux ajouter un petit contrôle pour créer le dossier s’il n’existe pas : vba If Dir(dossierAdresse, vbDirectory) = "" Then     MkDir dossierAdresse End If Juste avant cette ligne : vba nomDocument = Sheets("Facture").Range("J16").Value & "_" & Sheets("Facture").Range("E19").Value

 

Problème d'impression de la facture : fait sortir deux page  ou autre

1- Vérifier la mise mise en page : zone d'impression 

2- Vérifier la mise mise en page : Mise à l'échelle dans la largeur et la hauteur Mettez une page